会社に勤めていると、普段の業務の他にも、やらなければいけないことがいくつかあります。その一つに、文書管理という作業があります。では、それは、どのようなものなのでしょうか。

文書管理は、その名の通り、文書を管理する、という作業です。昔は、紙の文書のみでしたが、最近では、電子データの文書も管理する必要があります。紙ならば、ファイリングして本棚に並べておけば良いので、それなりに簡単ですが、電子データの文書を管理するとなると、それなりに専門知識が必要になります。なぜなら、セキュリティをしっかりとしなければ、情報漏洩につながるからです。

そのためには、文書管理マニュアルを作成する必要があります。このマニュアルを作成することで、比較的簡単に、ストレスなく、文書を管理することができます。マニュアルにて決めるべきことは、文書管理者や、管理する場所、それから、保存する期間などです。保存する期間については、法律によって決まっているため、あらかじめ確認しておき、正しい保管期間を遵守するようにしましょう。

マニュアルを作ったら、それを広める、という作業が必要になります。作ったところで、知られなければ、その通りに動いてもらえないからです。ですから、ぜひ周知し、うまく文書管理マニュアルを運用しましょう。もし社内で文書管理を行うのが難しい場合には、外部の文書保管サービスへ委託することも視野に入れましょう。