オフィスを使っている中で、悩むのが、書庫を整理する方法について、です。書庫は乱雑になりがちであり、あとでどこにどのような書類があるのか、検索するのが面倒、という状況になってしまいます。では、どのようにすれば、うまく書庫整理できるのでしょうか。

まず、保管が必要な書類と、不必要な書類に分けましょう。もしかしたら、書類の多くが、保管スべき期間が終わっているものになっているかもしれません。そのような書類は、保管するだけ無駄であるため、すぐに捨てるようにしましょう。

捨てるときに気をつけるべきことは、その書類に載っている情報が、機密であるか、そうでないか、ということです。もし機密ならば、できるだけ漏洩しないようにするために、機密文書として、適切な業者に頼み、適切な処理を行いましょう。

そのあとに、保管するべき書類を、種類ごとに分けると良いです。経理書類か、社員に関する書類か、というようにして分類しておくと、あとで見やすくなります。

また、分類した書類を並べる際には、見返す頻度が高いものを、見返しやすい場所に置いておく、などの配慮があると、より使いやすい書庫となります。誤って廃棄する可能性も低くなるため、ぜひ、そのような配慮を行いましょう。