経理書類は、会社にとってとても大切な書類ですが、扱いが難しいものでもあります。では、どのように扱えば良いのでしょうか。

経理書類は、保管する必要があります。なぜなら、法律でそのように決まっており、保管しなければ、罰を食らう可能性があるからです。では、具体的に、どのように保管するのかというと、紙、です。最近では、電子データとして保存する、という選択肢もありますが、ほとんどの企業が、紙で保存しているでしょう。

しかし、紙で保管するとなると、ファイリングが確実に必要になります。ファイリングせず、まとめずに雑に保管していると、あとで見返すのにとても時間がかかります。では、どのようにファイリングするべきなのでしょうか。

まず、保管期間内のものと、保管期間外のものに分類しましょう。それから、保管期間内のものを、保管期間の長さに応じて、分類しましょう。永久に保管するべきもの、十年保管するべきもの、七年保管するべきもの、三年保管するべきもの、と分けることで、あとで捨てやすくなります。それから、あいうえおなどによって、あとで検索しやすいように、並べると良いでしょう。

面倒であれば、書類保管サービスを運営する、という方法があります。自分たちに合う方法で保管しましょう。