注文書とは、製品やサービスなどを注文するときに作る書類のことです。それ自体は有名で、多くの方が使ったことがあると思いますが、しかし、それを保管しなければいけない、ということを知っている方は少ないです。では、どのくらいの期間、保管しなければいけないのでしょうか。

実は、七年間もの間、保存しなければいけないのです。これは、法人税法によって定められた期間であり、これを破ると、罰がある場合があります。具体亭には、監査が来たときに調べられて、注文書がない、ということがバレた場合に、罰がある、という具合です。

保存しなければいけないのはわかったけれど、紙で保存するのはとても面倒だし、場所も取るし、整理が大変そうだ、と考える方は多いです。たしかに、その通りであり、従業員がデスクワークしている場所以上に、書類を置いてある場所のほうが広い、というようなことも有り得ます。そのようなことが嫌だ、と考える方は、注文書を電子データとして保存すると良いでしょう。最近の電子帳簿保存法改正によって、様々な書類の電子データとしての保管が認められるようになりました。そのルールは紙として保存する場合よりも複雑ですが、しかし、メリットを考えれば、複雑なルールを守る価値がある、と言えるでしょう。ですから、ぜひ、電子データで、注文書を保存しましょう。