書類が多すぎて、管理するのが面倒、という考えは、誰もが持っているものだと思います。そのような方のために、書類保管サービス、というものが存在します。では、どのようなものなのでしょうか。

書類保管サービスとは、自社の代わりに、書類を保管してくれるサービスのことです。専門の業者にお願いすることで、作業時間を短縮することができ、保管スペースにも余裕ができるため、オフィスを小さくすることができます。その結果、建物にかける費用を減らすことができ、コストカットにもつながるという、とても便利なサービスなのです。

書類保管サービスを活用する際に、気をつけるべきことは、その書類が本当に保管するべきものなのか、という点についてです。もし保管しなくても良い、もしくは、電子データとして残せば、紙の書類は必要ない、というような場合は、紙の書類を捨てても良い、ということになります。また、保管期間、保存期間を決める必要もあります。永久に保管しなければいけないのか、それとも、ある一定の期間を過ぎれば、捨てても良いのか、ということを、考える必要があります。保管期間を設定すれば、サービス側が勝手に捨ててくれる、というサービスもあるため、ぜひ、事前に保管期間を確認しておきましょう。デメリットとして、お金がかかる、ということが挙げられますが、しかし、サービスとはそういうものであるため、メリットのほうが大きいと考えた場合は、ぜひ活用しましょう。